تنسيق حفلات

من منا لا يسعى للحصول على حفل مليئ بالتميز يحمل أفكارا جديدة و مميزة بعيدا عن التقليد
ولا يشبه أى حفل آخر.


انواع الحفلات والمناسبات
تنقسم انواع الحفلات الى عدة انواع من حيث الحجم والموضوع و الجمهور وطبيعة الحفل نفسها.


انواع الحفلات من حيث حجمها
حفلات كبيرة
هي الحفلات التي يقوم بحضورها عدد كبير من المدعويين وتتطلب هذه الاحتفالات تنظيم من نوع خاص وترتيب لأماكن الجلوس تبعا للدعوات الموجهة.
قد تكون الحفلات الكبيرة خاصة مثل حفلات الزفاف أو حفلات أعياد ميلاد أو أعياد زواج بها عدد كبير من المدعوين ويجب الحرص في هذا النوع من الحفلات على متابعة سير الحفلة والتخطيط لها بشكل جيد ودقيق.


حفلات صغير
هي حفلات يكون عدد المدعوين بها قليل و لا تحتاج هذه الحفلات لنفس القدر من التخطيط لكنها بالتأكيد تحتاج لمتابعة جيدة من المسؤولين عن الحفل.
تتمتع الحفلات الصغير بخصوصية عالية و يجب الحرص على أن تكون قائمة المدعوين محدودة و مؤكدة من قِبل القائمين على التنظيم و الحرص على عدم دخول أي شخص غريب إلى الحفل.


انواع الحفلات من حيث موضوعها
قد تكون الحفلات خاصة أو عامة و تختلف الحفلات على حسب الموضوع الذي تتناوله أو المناسبة التي يتم الاحتفال بها:
حفلات الزفاف والأعراس.
حفلات أعياد الميلاد.
حفلات الخطوبة.
حفلات النجاح.
حفلات رأس السنة.
حفلات عيد الزواج.
حفلات تنكرية.
حفلات الوداع.
حفلات العشاء الجماعي.
حفلات تخرج.
من أهم الخدمات التي يقدمها منظمى الحفلات:
نسعى لتزويد المكان بافخم الديكورات الحديثة و المخصصة لكوشة العروس محاطة بالورد والإضاءة الخافتة و المميزة بالاضافة الى الاثاث المتمثل بكراسى وطاولات منسقة ومرتبة من قبل فريق العمل التى ستكون مجهزة بأفضل أنواع الكريستال و الصحون و الأشواك والاطباق.


تقديم كافة التقنيات الصوتية والدي جي والأغاني المميزة لزفة العروس
تقديم لكم كافة المأكولات من طهاه مميزة لديهم طابع ذوقي
حيث تضم القوائم انواع من المقبلات المالحة والوجبات الرئيسية المختلفة بالإضافة لكافة أنواع المشروبات الساخنة والباردة من عصائر ومياه غازية، لكي تظهر الطاولة على أعلى درجات التكامل الذي يسعى له كل عريس أو عروس في ليلة العمر.


تقديم فريق متخصص يضم مصورين فوتوغرافيين محترفين قادرين على التقاط الصور باحترافية.
تقدم خدمات الضيافة و المأكولات و المشروبات اللذيذة للعملاء في جميع مناسباتهم سواء
كانت هذه المناسبة من تنظيم الشركات مثل الفعاليات و الندوات و المؤتمرات أو مناسبات عائلية مثل ( حفلات الزفاف وأعياد الميلاد وغيرها ) من المناسبات الإجتماعية.
بالإضافة الى خدمات الكاترينج يقوم منظمى الحفلات بتنسيق و توفير الأنشطة الترفيهية بأنواعها و خدمة التصوير الفوتوغرافي و غيرها من الخدمات حسب طلب العميل.
المناسبات الخاصة مثل حفلات الزفاف وأعياد الميلاد و العشاء و حفلات الشاي.
إمكانية الإختيار من القوائم المميزة أو إبتكار قائمة خاصة بك لمناسبة فريدة من نوعها.
فعاليات الشركات
إبتداء من إجتماعات المكتب الواحد حتى الفعاليات الكبيرة تمتلك مسؤلين كاترينج الخبرة لتقديم مأكولات رائعة و خدمات بجودة ممتازة بينما يركز المدعوون على أعمالهم.


أساسيات تنظيم الحفلات
تنسيق حفلات
عملية تنظيم الحفلات أمر غير سهل ب فهو يتطلب قدر عالى من الدقة و المهارة التخطيطية ويجب على الشخص المنظم للحفل أن يراعي هذه الأسس قبل أن يبدأ في العمل
دقة المواعيد
المواعيد عامل أساسي في نجاح أي حفل أو مناسبة فبدون جدول دقيق للمواعيد سيتم اختلاط أوقات الحضور وتقديم الطعام والفقرات والموسيقي وغيرها،
ويمكن ان يتحول الحفل إلى فوضى حقيقية نحن في غنى عنها، ولهذا يجب مراعاة الأتي:
الاحتفاظ بجدول دقيق لمواعيد بدء و نهاية كل فقرة من فقرات الحفل.
السماح بالقليل من الوقت الاحتياطي تحسبا لأي أمر غير متوقع.
إرسال الدعوات قبل موعد الحفل بوقت كافي والحرص على التأكيد عليها.
مراجعة الخطوات أكثر من مرة قبل الحفل و محاولة إصلاح أي مشكلة.
الاحتفاظ بأرقام لبعض خدمات السيارات المجهزة في حالة حدوث أي طوارئ.
تأكيد المواعيد مع خدمات الطعام و الفرق التي ستعمل في الحفل بوقت كافي


التدريب أكثر من مرة
التدريب على الحفل أمر مهم خاصة في الحفلات الكبيرة التي من المتوقع ان يتواجد بها عدد كبير من المدعوين، ويجب التركيز في التدريب على الأمور التالية:
التأكد من وجود أماكن كافية للرقص.
توفير أماكن لمنسقي الموسيقي و التأكد من توفر التوصيلات الكهربائية التي يحتاجها.
التأكد من جودة الإضاءة في المكان وقت تنظيم الحفل.
التأكد من تنسيقات الزهور والطاولات.
الحرص على تنسيق المقاعد بطريقة مرتبة.
في حالة الافراح يجب التدريب على توقيت دخول العروس مع الموسيقي في الوقت الصحيح وقائمة تشغيل الموسيقى أيضاً.


حسن اختيار الأشخاص
العمل في مجال تنظيم الحفلات والمناسبات يعتمد بشكل كبير على حسن اختيار الأشخاص الذين يقومون بالأعمال والتأكد من كفاءتهم في القيام بما يلي:
تنسيق الموسيقى بشكل احترافي، فيجب اختيار منسق موسيقي موهوب و ملتزم بمواعيده للقيام بعمله.
catering والمشروبات، يجب أن يتم الاعتماد على أشخاص موثوقين ولديهم الخبرة اللازمة في العمل.
الخدمات يجب أن تكون مقدمة من أشخاص ذات مهارة عالية مثل خدمات تقديم الطعام أو الشراب أو ركن السيارات.
المساعدين للحفل يجب أن يكونوا أهل للثقة ولا يتغيبوا عن موعد الحفل حتى لا يحدث خلل النظام بالكامل.


التجهيز للحفل يتطلب الكثير من الجهد و التعب حتى يظهر أمام الاشخاص بمظهر مشرف ولذلك يجب الحرص على اتباع أساسيات وقواعد تنظيم الحفلات حتى تضمن إقامة حفلة مميزة.